QUALITE DES DONNEES

Des fiches propres : les règles de saisie qui évitent le doublon

Un doublon ne se corrige jamais complètement. Une fois que la même personne existe deux fois, l'historique se coupe en deux, et aucune fusion ne recolle vraiment ce qui a été séparé.

D'où l'intérêt de traiter la question avant qu'elle se pose. Les règles qui suivent se décident en une heure, au moment où la base se crée. Après, chacune coûte des jours.

Ce qui identifie une fiche

Une fiche doit avoir une clé : une information qui ne peut appartenir qu'à elle, et sur laquelle l'outil vérifie qu'elle n'existe pas déjà.

Pour un contact professionnel, l'adresse électronique est le meilleur candidat. Elle est unique, elle sert de toute façon, et elle se compare sans ambiguïté — à condition de la normaliser d'abord.

Le nom de l'entreprise ne fonctionne pas comme clé. « Martin & Fils », « Martin et Fils », « SARL MARTIN ET FILS » désignent la même société et ne se ressemblent pas pour une machine. Le numéro d'identification de l'entreprise, lui, fonctionne : il est unique et il ne varie pas.

Le téléphone est un mauvais candidat. Plusieurs personnes partagent un standard, et la même personne a souvent deux numéros.

Normaliser avant de comparer

Deux adresses qui diffèrent d'une majuscule sont identiques pour un humain et différentes pour une machine. La normalisation supprime cet écart.

Tout en minuscules. `Jean.Dupont@Exemple.fr` et `jean.dupont@exemple.fr` sont la même adresse.

Les espaces se retirent aux extrémités. Un espace invisible collé en fin de champ crée un doublon que personne ne comprendra.

Les numéros de téléphone s'écrivent d'une seule façon. Choisissez le format international et tenez-vous-y. `06 12 34 56 78`, `0612345678` et `+33612345678` sont le même numéro et trois chaînes différentes.

Ces trois règles éliminent la grande majorité des doublons accidentels, et elles ne demandent aucun outil particulier.

Une information par champ

C'est la règle la plus enfreinte, et celle qui coûte le plus tard.

`Dupont Jean` dans un seul champ ne permet pas d'écrire « Bonjour Jean ». Il faudra tôt ou tard couper la chaîne, et personne ne saura si `Van Der Berg Marie` a un nom en trois mots ou un prénom composé.

`contact@exemple.fr / direction@exemple.fr` dans un champ d'adresse rend le champ inutilisable pour un envoi.

`Paris 15e — RDV pris le 12` dans un champ ville mélange une adresse et un compte rendu.

Séparez au moment de la saisie, pas au moment de l'envoi.

Ce qu'on écrit dans une colonne

Une colonne personnalisée n'est utile que si tout le monde y met la même chose de la même façon.

Décidez du vocabulaire à l'avance. Si l'origine du contact peut valoir « salon », « Salon », « Salon 2026 » et « rencontré au salon », vous ne pourrez jamais filtrer dessus.

Préférez un choix fermé quand c'est possible. Une liste de valeurs empêche l'invention. Un champ libre l'autorise, et l'invention arrive toujours.

N'ajoutez que ce que vous consulterez. Une colonne qu'on remplit sans jamais la lire est du temps perdu deux fois : à la saisie et à la relecture. Dix colonnes utilisées valent mieux que trente à moitié remplies.

Une chose à savoir sur ces colonnes : elles conservent ce que vous écrivez, elles ne le calculent pas. C'est une limite assumée, et c'est aussi ce qui garantit que ce qui s'y trouve est ce que quelqu'un a réellement constaté.

L'import est le moment du risque

Une base propre se salit rarement fiche par fiche. Elle se salit d'un coup, le jour où on importe un fichier de trois cents lignes sans l'avoir regardé.

Avant tout import : triez sur l'adresse électronique et cherchez les répétitions. Vérifiez que chaque colonne du fichier correspond bien à une colonne de destination. Et importez une dizaine de lignes d'abord, pour voir ce que ça donne, avant de lancer le reste.

Dix minutes ici évitent une journée de nettoyage.

L'entretien

Une fois par trimestre, un passage rapide suffit.

Les fiches sans adresse ni téléphone ne servent à rien : on ne peut ni les contacter, ni les enrichir.

Les fiches sans aucune interaction depuis deux ans encombrent la base et faussent les comptes — et le règlement européen vous demande de toute façon de ne pas les garder indéfiniment.

Les doublons qui ont échappé aux règles : ils existent toujours, en petit nombre. Traitez-les tant qu'ils sont peu nombreux.