IMPORT ET MISE EN PLACE

Passer du fichier Excel au CRM

Presque tout le monde commence par un tableur. C'est gratuit, c'est immédiat, et pendant un temps ça suffit. Le jour où ça ne suffit plus arrive rarement d'un coup : on s'en aperçoit après coup, quand un client rappelle pour demander où en est son dossier et que personne ne sait quoi lui répondre.

Cet article décrit ce qu'il faut préparer avant de basculer, ce qui se décide au moment de l'import, et ce qui change les premières semaines.

Le tableur marche, jusqu'à un certain point

Un fichier partagé tient tant qu'une seule personne le remplit. Dès qu'ils sont deux, les ennuis commencent, et ils sont toujours les mêmes.

Deux personnes ouvrent le fichier en même temps, l'une écrase le travail de l'autre. Quelqu'un trie une colonne sans sélectionner les autres, et les lignes se décalent. Une copie locale circule par courriel, et plus personne ne sait laquelle fait foi.

Aucun de ces problèmes n'est grave pris isolément. Ensemble, ils font qu'au bout de quelques mois le fichier ne dit plus la vérité — et une base qui ment coûte plus cher qu'une base vide, parce qu'on s'y fie encore.

Ce qu'un tableur ne sait pas faire

Trois choses, précisément.

Il ne se souvient pas de ce qui a été dit. Vous pouvez noter « rappeler en septembre » dans une cellule. Vous ne pouvez pas savoir, six semaines plus tard, ce dont vous aviez parlé la fois d'avant, ni qui a passé l'appel.

Il ne prévient personne. La date de rappel est écrite, mais elle ne remonte pas d'elle-même. C'est à vous d'aller la chercher, tous les matins, dans un fichier de plusieurs centaines de lignes.

Il ne distingue pas ce qui est en cours de ce qui est terminé. Une ligne reste une ligne. Rien ne dit si l'affaire avance, si elle est perdue, ou si elle attend une réponse depuis trois semaines.

Préparer le fichier avant l'import

C'est l'étape qu'on saute et qu'on regrette. Une heure passée ici vous en économise beaucoup ensuite.

Une ligne par contact, jamais deux. Si la même personne apparaît deux fois avec deux adresses, décidez laquelle vous gardez avant d'importer. Après, vous aurez deux fiches à réconcilier à la main.

Une information par colonne. « Dupont Jean » dans une seule case devra être coupé en deux. « 06 12 34 56 78 / bureau 01 23 45 67 89 » aussi. Séparez avant.

Les colonnes vides se suppriment. Celles que vous n'avez jamais remplies en deux ans ne servaient à rien dans le tableur ; elles ne serviront pas davantage ailleurs.

Les en-têtes se nomment clairement. « Statut 2 » et « Divers » sont des colonnes que personne ne saura interpréter dans six mois, vous compris.

Ce qui se décide au moment de l'import

Un CRM range les contacts selon une structure. La vôtre n'est pas celle du voisin, et c'est maintenant qu'elle se fixe.

Les étapes de vente. Dans Mr CRM, une fiche passe par cinq étapes, du premier contact à la conclusion. Ce ne sont pas des cases à cocher : c'est ce qui vous permet de voir, en ouvrant l'écran, combien d'affaires sont réellement en cours.

Les colonnes qui vous sont propres. Vous pouvez en ajouter jusqu'à dix, et choisir leur type. Surface, budget, secteur, origine du contact — ce que votre métier demande et que personne ne peut deviner à votre place.

Une précision qui compte : ces colonnes sont saisies, pas calculées. Le CRM ne devine rien, il conserve ce que vous écrivez. C'est une limite, et c'est aussi la raison pour laquelle ce que vous y lisez est vrai.

Ce que vous n'importez pas. Les contacts que vous n'avez pas relancés depuis deux ans ne valent pas la peine d'être repris. Ils gonflent la base et faussent tous les comptes.

Les premières semaines

Un CRM ne sert à rien si personne ne le remplit. C'est la seule raison pour laquelle un déploiement échoue, et elle n'a rien de technique.

La règle qui fonctionne : le CRM devient le seul endroit. Pas le tableur en parallèle « le temps de s'habituer », pas les notes sur le téléphone. Tant qu'il y a deux endroits, il y en a un qui ment, et c'est toujours celui qu'on consulte.

Concrètement, la bascule se joue sur l'appel. Si l'appel se lance depuis la fiche et que le compte rendu s'écrit dans la foulée — le résultat de l'échange, la date du prochain rappel — l'outil se remplit tout seul, parce qu'il est sur le chemin du travail et non à côté.

Ce que vous voyez au bout d'un mois

Le matin, la liste de ceux qu'il faut rappeler aujourd'hui, avec ce dont vous aviez parlé la dernière fois.

Les affaires en cours, par étape, sur un seul écran — et celles qui n'ont pas bougé depuis trop longtemps.

Le compte de ce qui a été fait : appels passés, messages envoyés, réponses reçues. Pas une estimation, le décompte.

Rien de tout cela n'est spectaculaire. C'est ce qui manquait au fichier, et c'est ce qui fait qu'on ne rappelle plus personne trois semaines trop tard.

Et si vous vouliez revenir en arrière

Vos données restent les vôtres et s'exportent à tout moment, dans un fichier que votre tableur ouvre directement. Un outil qu'on ne peut pas quitter n'est pas un outil.